水文中游局档案管理办法

来源:网信中心 时间:2018-01-24 作者:网信中心 责任编辑:程远胜

长江委水文中游局档案管理办法

第一章        

第一条  为加强我局档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》、《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》、《长江委档案管理规定》以及《水文局档案管理办法》,结合我局具体情况制定本办法。

第二条  局档案是指局属各单位组织以及个人在从事水文、测绘、科研、设计、防汛、基本建设、学术活动、政工、群团、经济、行政管理、企业经营、外事等活动中形成的具有保存价值和历史查考凭证作用的不同形式的历史记录。

第三条  档案可以采用文件、图纸、图表、文字材料、会议记录、计算机程序、照片及光盘等不同形式。

第四条  科技档案是我局档案的主体,文书、人事和会计档案是我局档案的重要的组成部分。凡是由局纵横向任务和由局经费开展的活动所产生的档案均属档案的组成部分,也是我局的集体财富。任何单位和个人不得以任何形式或理由截留或占有这些档案。

第五条  各单位应加强对档案工作的领导,解决本单位档案工作所需的人员、经费和设备。局属单位、机关部门配备专、兼职档案员。

第二章  档案工作组织管理和机构职责

第六条  档案工作是局生产(工作)的重要组成部分,应列入局发展规划和各项工作计划。在制定岗位职责中应明确档案工作职责。

第七条  局档案工作领导小组在局档案责任人的领导下,贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施办法,定期召开档案工作会议,研究制定档案工作规划,讨论解决档案经费、库房设备、人员配备等问题,布置检查档案工作情况,决定对档案人员的奖惩。

第八条  局网络信息中心综合档案室负责贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,负责落实局档案工作规划,制定档案管理制度。对各勘测分局(中心)和机关各部门文件材料的形成、累积、归档进行监督、指导和检查,负责统一管理和集中保管我局的科技档案、文书档案、会计档案等各类专业档案,编写全宗介绍、组织沿革、大事记或专题文件汇集,有计划、有针对性地开发档案信息资源,按规定向上级档案部门移交档案。

第九条  专兼职档案人员负责本单位的归档工作,根据生产任务书、任务单和科研计划等,协助项目负责人组织科技文件材料的建档、归档,以及对归档材料的完整、准确、系统和利用价值进行鉴定,及时将文件材料向综合档案室归档。对没有按时归档,归档不全的情况,向局领导和档案管理部门反映。机关业务部门兼职档案员负责本部门管理活动中形成文件材料的立卷、归档。

第十条  项目负责人对所承担的生产、科研任务文件材料的归档工作负责。归档不全或不及时应视为没有完成生产任务,财务部门在结算经费时,将扣发预留的档案保证金和个人分配部分。

第三章  档案的形成和归档

第十一条   科技档案的审查、鉴定、归档,由项目负责人和行政领导、总工负责。专(兼)职档案人员具体做好文件材料的积累、整理工作,检查文件材料是否完整、系统。

第十二条  本办法中的科技档案是指局属各单位、各部门直接生产、收集、整理的各项水文、测绘、科研、生产过程中形成的具有保存价值的各种技术性文件(包括任务书、合同书、设计大纲、技术报告、技术总结等)、原始记录、图件、照片、声像、光盘等材料。对于各种生产科研项目,文书文件材料、工程基建项目等,在项目完成后,必须将生产中的各类文件材料及成果,按要求整理好向综合档案室归档,才予以结算。时间跨度较长、较大的项目,应先预留项目经费的3%作为归档保证金。归档可分阶段进行,待全部材料按要求归档后,全部返还归档保证金。

第十三条  管理工作中形成的文件材料,由职能部门兼职档案员按其业务范围积累、整理、立卷交部门领导审查后,在次年一季度归档。

第十四条  基建工程或其它技术项目的鉴定、验收时,要有档案人员参加,对应归档的材料加以验收,如没有完整、准确、系统的文件材料,该项目不能验收。

第十五条  物质和财务部门在验收设备和报销经费时,应要求出据档案部门的归档程序材料,材料齐全方可验收报销。

第十六条  对外出学习、考察和参加会议带回来的文件材料,必须及时整理交档案室立卷归档,经档案人员验收签字,否则不予报销费用。

第十七条 档案部门应参加局重要计划、课题研究、竣工验收、大型设备开箱检查工作,并形成制度。

第十八条 凡需要归档的文件材料,要按照有利长期保存的要求进行整理编制,不得使用金属材料进行装订。

第四章  归档范围及要求

第十九条 接收档案的范围:科技档案(包括水文测验档案、测绘档案、水环境监测档案)、文书档案、人事档案、会计档案、设备档案、声像档案和有史料价值的资料。具体包括:

1、上级机关颁发和本机关下达的技术问题的指示、决议、决定、命令等文件材料。

2、上级机关颁发和本机关制定的技术管理制度、规程、规范等文件材料。

3、上级机关和本机关关于技术性的审查意见和技术性问题的请示、报告、批复、决议、决定、规定、批准等文件(含函电)。

4、同外单位进行技术协作的合同、协定、重要来往文件及协作项目的成果材料。

5、重要的技术会议文件材料、会议纪要、简报等。

6、重要的技术性的考察报告和专家建议。

7、技术性的项目任务书、规划、计划、技术要求。

8、专题技术总结。

9、站网、河段、库区等规划布置等文件材料。

10、水文测验、河道、水库、径流观测的标志、设施及其考证文件图表。

11、各项水文测验的原始记载、自记记录、月、旬报表及整编、汇编刊印成果。

12、地形、断面、控制测量的各种记录、图表、图历表、标志托管书、技术总结及其整编、汇编、刊印成果。

13、各类水文查勘调查的记录(包括测量记录)、照片、图表、整编、汇编成果。

14、各类水文、河道、水环境分析文件材料、各种专题分析研究和实验研究成果材料。

15 、仪器、设备的制造、运转、维修形成的文件材料。

16、已成功的技术革新,创造发明和文件材料。

17、其它有保存价值的文件材料。

第二十条  归档时间

接收档案的时间:科技档案,在完成后两个月以内接受档案;文书档案在次年的一季度接受档案;会计档案和其它各类档案的接收时间按有关制度办理。具体分类如下:

()水文综合类

1、局技术管理部门在每项任务完成或某项工作告一段落后,即向局综合档案室归档。

2、河道观测类,由河道勘测中心在项目完成并且经过技术管理部门审查验收后的两个月内交局综合档案室归档。

3、水环境监测类和各类分析成果,在项目完成后三个月之内归档。

()站网测验类

1、测站考证:现有测站的考证材料,按统一站号整理保存,定期向局综合档案室归档。

2、各项原始记载,在每年集中整编时将所有测站的记载簿按测站任务书规定的归档要求整理,向局综合档案室归档。

3、水文测验月报表,由站队领导审核后于次月15日以前报局综合档案室归档。

4、整编成果于集中整编后一个月内向局综合档案室归档。

第二十一条  归档份数

1、测站考证,月旬报表及整编成果及流、含测验原始记载,各归档壹份。

2、底图、原始记载和依据性文件材料各归档壹份。

3、各种蓝晒图按任务书、合同书规定的份数归档,没有规定的归档壹份。

4、具有交流价值的报告、科研材料各归档贰份,并且提供完整的电子版文档(含可编辑版本和不可编辑版本)

第二十二条  归档要求

1、凡需要归档的文件材料,应加以系统整理,一般宜采用A4纸张创建,做到纸张规范、格式统一。文字材料应该有清晰的项目名称并且与任务书的一致。图纸应有图框图题,图框内各栏应按规定填写清楚。封面须有确切的名称,注明编制单位和编制时间。

2、所归档的文件材料、图纸,必须有相应责任者签章及建档单位盖章,归档技术文件应加盖技术文件章。

3、接收的档案须完整、准确、系统,分类清楚,组卷符合要求,卷内文件排列有序,案卷整洁规范。移交的时候提供资料清单和卷内目录,电子文件提供光盘并且按照规定格式进行移交。档案移交时交接双方应根据移交清单仔细校对,履行移交手续,不符合要求的,档案人员有权拒绝接收。归档的文件材料,不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水书写,要做到书写纸质优良、图文清晰、有利于长期保存。交接双方应根据符合质量管理体系要求的资料提交清单进行交接,并在资料提交清单上签名。

第二十三条  涉密档案的归档由涉密岗位人员在中游局保密委员会指导下进行,涉密档案存放于专门位置,与普通档案分开;其归档工作应严格交接手续,避免安全隐患。

第二十四条  因机构改革而撤消的单位,应及时将档案整理移交综合档案室。

第五章  档案管理与利用

第二十五条  局综合档案室是接收各生产单位和机关业务部门档案、资料的部门,各单位形成的档案交综合档案室统一保管,未经允许,不得向外提供。局综合档案室应建立统计制度,对档案的收进移出、保管利用情况进行统计,并按照规定向档案管理机关报送档案工作基本情况统计表。涉密档案的利用须经中游局领导批准,并对利用情况进行登记。

第二十六条  档案库房、阅览室、办公室三分开。建立档案“七防”措施,确保档案安全。

第二十七条  定期组织科技人员和专业人员对档案的密级、保管期限进行鉴定清理,超过保管期限的档案严格按档案鉴定销毁制度处理。档案人员要严格遵守保密制度,对密级档案按国家保密规定管理。

第二十八条  局生产计划、技术交流、科研项目鉴定、成果评奖申报、会议,应通知档案部门派员参加,有关人员应及时向综合档案室提供应归档的材料和成果。档案人员要主动及时地收集和验收档案材料,对归档不全、不准确、不系统的单位和个人,档案管理部门可拒绝出据归档合格证明。

第二十九条  劳动人事部门在办理职工离退休和工作调离时,应有档案部门出据的档案资料交清手续。

第三十条  查(借)阅档案须填写“档案查(借)阅单”,经档案负责人或主管领导、总工批准后,方可提供。外来盘使用前应先交管理人员检查,确认无毒后方可使用。

第三十一条  水文局规定的水文测验资料,测绘档案不得对外提供,其它科技档案、文书档案、会计档案、人事档案按《中华人民共和国保守国家秘密法》、《长江水利委员会保守国家秘密实施细则》、《水文资料的密级和对国外提供水文资料的试行办法》等有关规定办理。单位和个人未经批准,不得对外提供。

第三十二条  档案管理部门要树立“档案为生产、科研、管理、服务”的思想,为利用档案人员创造条件,提供方便。

第六章  档案工作奖励与处罚

第三十三条  局职工在档案工作中有下列表现之一者,当给予表彰和奖励:

(1)归档合格率在98%以上的单位和个人;

(2)档案管理、保护、利用工作成绩显著的;

(3)在档案科技研究方面做出重要贡献的;

(4)在档案工作其它领域作出成绩的。

第三十四条  有下列行为之一者,根据情节轻重,给予批评教育或政纪处分,违法者由司法机关追究刑事责任:

(1)将归档材料据为已有拒绝归档者;

(2)对档案工作人员履行职责有意刁难的;

(3)借阅档案屡催不还的;

(4)玩忽职守、造成档案损失的;

(5)隐藏、损毁、丢失,擅自销毁或涂改、伪造档案的。

第七章       

第三十五条  本办法由长江委水文中游局网络信息中心负责解释。

第三十六条 本办法自颁布之日执行。